I denne artikkelen svarer vi på de spørsmålene som oftest blir stilt i forbindelse med bruk av Søkerhåndtering.
1. Søknadsdata slettes etter 12 måneder
Kandidatens søknad slettes 12 måneder etter at den bli sendt inn. Dette foregår automatisk og du vil se varsel inne i Søkerhåndtering før dette skjer.
Dersom en kandidat ønsker å få slettet personopplysninger vi har lagret om dem tidligere kan kunden gjøre dette inne i Søkerhåndtering.
“Det er forbudt å oppbevare personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Det vil si at når formålet er nådd, skal opplysningene slettes, selv om de som er registrert ikke har bedt om det.” Les mer på Datatilsynets hjemmesider.
2. Hvordan kan jeg laste ned kandidatens data?
Dersom en kandidat kontakter det rekrutterende selskapet og ønsker å få innsyn i personopplysninger som oppbevares om dem, er det selskapet som kan gjøre dette ved å gå inn på Søkerhåndtering → Vilkår for bruk → scroll helt ned på siden og trykk på knappen “Last ned persondata” → Velg stillingsannonse og hvilken kandidat du ønsker å laste ned personopplysninger om.
Dataene samles i en .zip fil og lastes ned i datamaskinens mappe for nedlastninger. Denne filen kan da deles med kandidaten.
Husk at når du laster ned søkerens persondata til din PC/Mac er du også ansvarlig for å slette personlig data etter at formålet med innhentingen av dataene er avsluttet (ansette noen til stillingsannonsen) fra for eksempel “nedlastinger-mappen” el.
Les mer om “Behandling av personopplysninger ved søk på stilling gjennom FINN”.
3. Kan jeg laste ned en liste med alle søknadene?
Du kan laste ned en liste med alle søkere knyttet til en annonse via de tre prikkene med Flere valg til høyre på annonsen under Mine stillingsannonser.
4. Hvordan tar jeg i bruk Søkerhåndtering?
Når du publiserer annonsen må du også velge hvordan du ønsker å motta søknadene. Dersom du ikke har et eget søknadsskjema som du ønsker at kandidatene skal fylle ut, kan du velge FINNs "Enkel Søknad" og dermed motta søknadene i Søkerhåndtering.
5. Hvor mye koster Søkerhåndtering?
Søkerhåndtering og "Enkel Søknad" er et gratis tilbud for alle våre kunder som publiserer stillingsannonser via FINN Bedriftsenter.
6. Hvorfor må man logge inn med totrinnsautentisering?
I Søkerhåndtering behandler vi persondata og for å sikre at disse ikke kommer på avveie dersom uvedkommende for eksempel skulle få tilgang til en brukers passord, sørger vi for ytterligere sikkerhet ved totrinnsautentisering.
7. Blir det sendt ut "takk for din søknad" til kandidaten på e-post?
FINN sender en "kvittering" på at søknaden er registrert til kandidatens e-post. Denne e-posten kan ikke endres, da vi bruker en standard mal for alle våre kunder.
I Søkerhåndtering kan du opprette e-postmaler og stille de inn til å sendes automatisk til nye kandidater, slik at du kan sørge for at alle kandidater får samme skreddersydde e-post fra dere. Les mer under "Automatiske e-poster til nye kandidater".